PORTADA

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LA HUERTA

MÓDULO – CIHUATLÁN

“Educar, Crear e Innovar”

A S I G N A T U R A:

PROCESOS ESTRUCTURALES

M A E S T R A:

M. ED. NANCY ESMERALDA  VELASCO NOVELA

 A L U M N A:

Herlinda Nayeli Delgado Gómez

T Í T U L O     D E L     T R A B A J O :

“PRODUCTO FINAL DE UNIDAD I”

Cihuatlán, Jalisco a 16 de Febrero de 2013.

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL.

 “Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo, destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de la organización, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas coyunturas, mercados, tecnologías, problemas y desafíos que surgen constantemente”  I. Chiavenato.

El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

A través del diseño  de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

1.2 ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ORGANIZACIÓN 1.2.1.- SISTEMAS ABIERTOS

Cada organización esta insertada en un entorno: la ciudad, la región, la nación o el mundo. Las organizaciones pueden ser consideradas como sistema abiertos, los cuales incorporan insumos del entorno que provienen de otros sistemas y, por medio de una serie de actividades, los transforman o convierten en productos o servicios que a su vez se convierten en insumos para otros sistemas.

Las cuatro características más destacadas en la naturaleza de los sistemas abiertos son:

1.         Interacción con el entorno. Son los intercambios que hace la organización buscando recursos fuera para ingresarlos a fin de lograr su supervivencia.

2.         Sinergia. La suma de todas las acciones ejecutadas por la organización es mayor que el resultado de las acciones individuales de cada una de sus partes.

3.         Equilibrio económico. Es el proceso de mantener la estabilidad a través de la consecución de recursos en el entorno, la producción de bienes y servicios que son adquiridos por los clientes, la recuperación de los recursos financieros invertidos a partir de la venta y la consecución de bienes y servicios para reiniciar nuevamente el ciclo de actividades.

4.         Equidad. Los sistemas abiertos alcanzan los objetivos organizacionales por medios diferentes, lo que significa que los recursos pueden ser utilizados de muchas maneras para obtener diversos resultados satisfactorios.

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

1.         Comportamiento probabilístico y no-determinista de las organizaciones: la organización es afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinista. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

2.         Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente enfoque:

•          La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

•          La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

•          La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

•          Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera una sociedad.

3.         Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

4.         Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.

5.         Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.

6.         Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Beckley como su principal característica identificadora.

1.2.2.- TEORÍA DEL CAOS

El hecho de vernos acorralados en un medio ambiente complejo caracterizado por el desorden, cada vez más demandante, exige de las organizaciones un despliegue cuantioso de recursos y acciones, que si no son realizados inteligentemente pueden llevar a complicar aún más el escenario presente. Atrapados en este mundo, aparentemente a merced del devenir hemos recurrido constantemente a la alegoría de caos para definir el desorden que nos rodea.

Esto ha dado pie al uso indistinto del término caos para señalar confusión y desorden, sin importar de qué tipo de desorden estamos hablando, como recién lo comentamos en los capítulos anteriores. Por consiguiente, y apoyándonos en las definiciones anteriores, el concepto de caos (como comúnmente lo conocemos) también lo define el observador y él es quien fija los criterios para identificar el momento en la que una situación puede ser llamada caótica.

El desarrollo de la Teoría de Caos, emerge en los momentos en los que por el alto nivel de complejidad que guarda los sistemas en los que estamos inmersos, es imposible tratar de establecer relaciones causales entre eventos. Al igual que las teoría de sistemas suaves y de sistemas vivientes, los principios de la Teoría de Caos describen el comportamiento dinámico de sistemas y no tanto de relaciones causales, lo cual se torna imposible de medir, apoyándonos en esta aseveración en el principio de Heisenberg el cual menciona que es imposible establecer la velocidad y la trayectoria que sigue una partícula simultáneamente.

La dinámica de los sistemas impide observar a cada variable, el total de las interacciones y su dinámica simultáneamente, por ello debemos basar el estudio de organizaciones en sistemas y campos y entender su conducta a través de modelos. Esa es la ventaja de la Teoría de Caos, que a través de patrones y principios sencillos se puede explicar la dinámica compleja y turbulenta de los sistemas.

1.2.3.- SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Dentro de cada organización, entendida como un todo, las diferentes actividades de transformación o conversión pueden ser vistas como un subsistema separado, con sus propios procesos de insumos y productos, que se interrelacionan e integran a otros subsistemas.

Según Paul Hersey y Kenneth Blanchard las organizaciones también pueden ser vistas como un modelo de cuatro subsistemas principales:

•          Humano-social: se centra en las necesidades y las motivaciones de los miembros de la organización y los estilos de liderazgo.

•          Administrativo-estructural: se enfoca en la autoridad y la responsabilidad así como en la estructura interna de la organización.

•          Informativo-decisorio: se concentra en las decisiones clave y en la información que se necesita para mantener una organización operativa.

•          Económico- tecnológico: centraliza su atención en la administración de los recursos económicos y tecnológicos, y en la relación de costo-beneficio para lograr las metas de la organización. 

1.3.- DIMENSIONES EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL.

Las dimensiones organizacionales se dividen en dos tipos: Estructurales y contextuales.  Las dimensiones estructurales describen las características internas de una organización.  Ellas establecen las bases para medir y comparar a las organizaciones.  Las dimensiones contextuales caracterizan a toda la organización incluyendo el tamaño, la tecnología, el ambiente externo y los objetivos.  Ellas describen el conjunto organizacional que influencia y da forma a las dimensiones estructurales.  Las dimensiones contextuales representan un conjunto de elementos en la que yacen las estructuras y los procesos de trabajo.  Para entender y evaluar a las organizaciones, uno debe examinar tanto las dimensiones contextuales como las estructurales.  Estas dimensiones del diseño organizacional interactúan entre sí y pueden ser ajustadas para lograr los objetivos de la organización.

1.3.1.- DIMENSIONES ESTRUCTURALES

1.         Formalización.-   representa la cantidad de documentación escrita en la organización.  La documentación incluye procedimientos, descripción de funciones, regulaciones y manual de políticas.  La formalización a menudo es medida contando el número de páginas de la documentación señalada anteriormente que existe en la organización.  Las universidades de tamaño grande tienden a tener alta formalización ya que existen reglamentación para estudiantes, trabajadores y profesores.  En contraste, un pequeño negocio familiar puede no tener ninguna regla escrita y puede ser considerada informal.

2.         Especialización.-  es el grado por el cual las tareas organizacionales son subdivididas en funciones separadas.  Si la especialización es extensiva, cada empleado desarrolla solamente un rango angosto de tareas.  Si la especialización es baja, los empleados desarrollan un amplio rango de tareas en sus trabajos.  La especialización algunas veces se refiere a la división del trabajo.

3.         Estandarización.-  Es la extensión en la cual actividades con trabajos similares son desarrolladas de una manera uniforme.  En una organización altamente estandarizada como McDonald’s el contenido del trabajo es descrito en detalle y el contenido del trabajo es desarrollado de la misma forma en todas las localidades.

4.         Jerarquía de autoridad.-  Describe quién reporta a quién y el tramo de control de cada administrador.  La jerarquía es indicada por las líneas verticales en un organigrama.  La jerarquía es relacionada al tramo de control (el número de empleados reportando a un supervisor).  Cuando el tramo de control es bajo, la jerarquía tiende a ser alta.  Cuando el tramo de control es amplio, la jerarquía de autoridad es baja.

5.         Complejidad.-  se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización.  La complejidad puede ser medida a lo largo de tres dimensiones: vertical, horizontal y espacial.  La complejidad vertical es el número de niveles jerárquicos.  La complejidad horizontal es el número de funciones o departamentos que existen horizontalmente a lo largo de la organización.  La complejidad espacial es el número de unidades geográficas.

6.         Centralización.- se refiere al nivel jerárquico que tiene una autoridad para tomar una decisión.  Cuando la toma de decisiones es mantenida en el nivel superior, la organización es centralizada.  Cuando las decisiones son delegadas a niveles más bajos es descentralizada.  Decisiones organizacionales que podrían ser centralizadas o descentralizadas  incluyen compra de equipos, establecimiento de objetivos, selección de suministros, establecimiento de precios, contratación de personal y el establecimiento de los territorios de mercadeo.

7.         Profesionalismo.-  Es el nivel formal de educación y entrenamiento de empleados.  El profesionalismo es considerado alto, cuando los empleados requieren periodos largos de entrenamiento para mantener los trabajos en la organización.  El profesionalismo es generalmente medido por el número de años de educación de los empleados el cual podría ser tan alto como veinte en una práctica médica y menos de diez en una compañía de construcción.

8.         Razones de personal.- Se refiere a la designación de personas a varias funciones y departamentos.  Las razones de personal incluyen razones administrativas, razones del personal directivo, razones del personal profesional y razones de empleados directos e indirectos.  Una razón de personal es medida dividiendo el número de empleados en una clasificación por el número total de empleados de la organización.

1.3.2.- DIMENSIONES CONTEXTUALES

1.         Tamaño.-  es la magnitud de la organización representada por el número de empleados.  Otras medidas tales como ventas totales o activos totales también reflejan la magnitud, pero ellas no indican el tamaño de la parte humana del sistema social ya que las organizaciones son consideradas sistemas sociales.

2.         Tecnología organizacional.-  es la naturaleza del subsistema de producción, e incluye las acciones y técnicas usadas para cambiar las entradas de la organización en salidas.  La línea de ensamblaje, el salón de clases de una universidad y una refinería de petróleo  son tecnologías aunque difieren entre sí.

3.         El ambiente externo.-  incluye los elementos fuera de los límites de la organización.  Los elementos claves incluyen la industria, gobierno, clientes, proveedores y la comunidad financiera.  Los elementos que afectan a una organización son a menudo otras organizaciones.

4.         La estrategia y objetivos de la organización.-  definen el propósito y técnicas competitivas que las diferencian de otras organizaciones similares.  Los objetivos a menudo se escriben como enunciados permanentes de lo que la compañía está tratando de lograr (misión, visión).  Una estrategia es el plan de acción  que incluye el medio ambiente el cual describe la asignación de recursos y actividades a desarrollar   para alcanzar los objetivos de la organización.  Los objetivos y al estrategia definen el campo de operaciones y las relaciones con empleados, clientes y competidores.

5.         La cultura de la organización.-  es el fundamento de un conjunto de valores claves, creencias, entendimientos y normas que comparten los empleados.  Estos valores pueden pertenecer al comportamiento ético, compromiso de los empleados, eficiencia o servicio al cliente y ellos proveen el aglutinante  para mantener unidos a los miembros de la organización.  La cultura de la organización no está escrita pero puede ser observada por sus historias, ceremonias y formas de actuar en el convivir diario.

1.4 AMBIENTE EXTERNO

El ambiente externo son  todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de una compañía, tales como competidores, clientes, gobierno y economía.

Por relevante se entienden los factores a los que los gerentes deben prestar atención para ayudar a sus organizaciones a competir con eficacia para sobrevivir.

A veces es posible influir en los componentes del ambiente externo.

El Medio Ambiente Externo: dentro de este se encuentran las variables no controlables y que están fuera del alcance de la organización pero de alguna forma pueden visualizarse como son:

ü  Ecosistema

ü  Demografía

ü  Sistema económico, político y social

ü  Fuerzas culturales

ü  Fuerzas tecnológicas

ü  Entorno competitivo: es el ambiente inmediato que rodea a una compañía; incluye a los proveedores, clientes, competidores y otros semejantes.

1.4.1.- DOMINIO AMBIENTAL

El ambiente se puede definir como todos los factores fuera de los límites de una organización que afectan las actividades de la organización. Los factores ambientales consisten en la información, el capital, el material, la gente, y otras organizaciones.

ü  El entorno es infinito e incluye todo lo que se encuentra fuera de la organización.

ü  El dominio organizacional es el área de acción en el entorno que la organización elige. Se trata del territorio que una organización protege para sí, con respecto a los productos, servicios y mercados que atiende.

ü  El dominio define al nicho organizacional y aquellos sectores externos con los cuales la organización interactúa para alcanzar sus metas.

ü  El entorno comprende varios sectores o divisiones externos a la organización, que contienen elementos similares. En cada organización se puede analizar diez sectores: industrial, materias primas, recursos humanos, recursos financieros mercados, tecnológicos, económicos, gubernamentales, socioculturales e internacionales.

Ejemplo:

a.- competidores, competitividad y tamaño de la industria, industrias relacionadas.

b.- proveedores, fabricantes, bienes raíces, servicios.

c.- mercado laboral, agencias de empleos, universidades, centros de capacitación, empleados de otras compañías y sindicalismo.

d.- mercados accionarios, bancos, ahorros y préstamos, inversionistas privados.

e.- clientes, consumidores, usuarios potenciales de bienes y servicios.

f.- técnicas de producción, ciencia, ordenadores, tecnología de la información.

g.- recesión, tasa de desempleo, índice de inflación, tasa de inversión, crecimiento económico.

h.- ciudad, estado, leyes federales y reglamentos, impuestos, servicios, sistema judicial, procesos políticos.

i.- edad, valores, creencias, educación, religión, ética laboral, movimientos ecologistas y en pro del consumidor.

j.- competencia y adquisición de empresas extranjeras, ingreso a los mercados de exportación, aduanas foráneas, reglamentaciones, tipos de cambio.

Entorno de tarea: Incluye sectores con los cuales la organización interactúa en forma directa y que tienen un impacto directo en la capacidad organizacional para alcanzar las metas. El entorno puede comprender:

            Sector industrial

            Materia prima

            Mercado

            Recursos humanos

            Internacional

Entorno general: involucra sectores que quizá no tengan un impacto directo en las operaciones diarias de una empresa pero que en forma indirecta la influyen. El entorno puede incluir:

            Sector gubernamental

            Sociocultural

            Económico

            Tecnológico

            Recursos financieros

Contexto Internacional

El sector internacional puede afectar en forma directa a muchas organizaciones. El aumento de importancia del sector internacional significa que el entorno de las organizaciones se está volviendo muy complejo y competitivo. No obstante, todas las organizaciones enfrentan incertidumbre tanto interna como global.

Por ejemplo, considere un restaurante de la hamburguesa de la comida rápida cerca de un campus de la universidad. Un factor ambiental sería el surtidor a quien el restaurante compra su carne picada. La estadística sobre la inscripción de la universidad sería un factor. La información sobre patrones de la consumición de la hamburguesa entre estudiantes de universidad sería otro factor. A menudo los nuevos factores se introducen en el ambiente que son importantes para los encargados. La librería del campus puede abrir las hamburguesas de una porción de la cafetería que está en la competición directa con el restaurante de la comida rápida.

La comprensión de un encargado de factores ambientales es ayudada aprendiendo a identificar los dominios ambientales que abarcan a grupos de factores.

Podemos conceptuar y analizar seis dominios ambientales que influencien las actividades de una organización: dominios económicos, políticos, sociales, tecnológicos, competitivos, y físicos. Algunas organizaciones pueden tener factores en cada uno de estos dominios. Otras organizaciones pueden tener factores en solamente un dominio. Sin embargo, los encargados deben estar bien informados sobre cada dominio. Los cambios en el ambiente pueden transformar dominios una vez que pensamiento para ser insignificantes en los dominios que influencian pesadamente la firma.

1.4.2.- INCERTIDUMBRE AMBIENTAL

Corresponde a los sectores con los que la organización se enfrenta día a día; significa que quienes toman decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales. La incertidumbre aumenta el riesgo de fracaso para las respuestas organizacionales.

El ambiente general es el que crea más incertidumbre (condición económica, tecnológica, tendencias sociales):

Formas en que el entorno influye:

1.- la necesidad de información sobre el entorno (necesidad de reunir información)

2.- la necesidad de recursos del mismo (analizar los recursos materiales y financieros en tiempo de escases)

El entorno influye en las organizaciones a través de:

ü  Se corresponde principalmente con los sectores del ambiente de tareas; Significa que quienes toman las decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales y pasan por momentos difíciles en la predicción de los cambios externos.

Características del dominio ambiental que influencian la incertidumbre son:

1)    Dimensión simple- compleja:

Complejidad ambiental

Heterogeneidad o número y diferencias de elementos externos que son de interés para las operaciones de una organización.

2)    Dimensión estable- inestable:

Se refiere si a los elementos del entorno son dinámicos.

1.4.3 ADAPTACIÓN A LA INCERTIDUMBRE AMBIENTAL

Las organizaciones deben de tener el ajuste correcto entre la estructura interna y el entorno externo. También deben de adaptarse a los cambios en el entorno. Una organización en un entorno determinado puede ser administrada y controlada de manera diferente que una organización en un cierto en lo referente a:

ü  Puestos y Departamentos: conforme se incrementa la complejidad del entorno también lo hacen el número de puestos y departamentos.

ü  Aumento de la complejidad interna: cada sector del entorno requiere un empleado o departamento que lo atienda.

ü  Protección y enlaces sobre los límites.

ü  El rol o papel de amortiguador (Buffering roles): es absorber la incertidumbre del entorno, protegiendo al núcleo de operaciones (núcleo técnico) de los cambios del entorno ayudándolo a que funcionen eficientemente.

ü  Roles o funciones de enlaces sobre los límites (Boundary-spanning roles): comunican y coordinan a una organización con elementos clave en el ambiente externo detectan e incorporan información sobre cambios del entorno a la organización envían información hacia el entorno, presentando a la organización bajo una perspectiva favorable.

“CONCLUSIÓN”

En esta primera unidad abordamos temas muy interesantes para lo que es la asignatura Procesos Estructurales, ya que a partir de aquí, sabremos cómo afrontar los temas que se presentan mas adelante, es por eso que nos tiene que quedar duda sobre la manera en que estos temas se implicaran con la organización. Y bien, como ya se analizó en el presente trabajo se dice que los gerentes toman las decisiones que mejor les favorezcan para ambas partes, hacia el interior y el  exterior de la organización.

Muchos son los conceptos que se han aplicado al diseño organizacional, pero creo que la mayoría de los autores coinciden  al sentido de que aportan palabras claves que le dan significado. En mi caso tome el concepto de Idalberto Chiavenato que a mi punto de vista fue el que me pareció más completo. Estructurar a la organización de modo que se adapte a las nuevas generaciones o bien a los cambios que se generan al paso del tiempo.

A través de este diseño se lograra un cierto grado de eficacia y eficiencia para toda la organización. En los sistemas abiertos existen elementos interactuantes, grupo de unidades cambiantes que toman un todo organizado y que tienen propósitos y objetivos. Por su naturaleza los sistemas pueden ser abiertos o cerrados, mantienen equidad, sinergia, equilibrio económico y una interacción con el entorno. Es imposible de medir con que precisión y exactitud  algún acontecimiento que se presentara, la incertidumbre el de no saber que afectara, nos previene de mantenernos siempre alerta hacemos referencia a esto a la teoría del caos. Las organizaciones como ya sabemos de ante mano entendidas como un todo, se dividen en subsistemas para lograr una meta, las unidades operan unas con otras y no pueden trabajar de manera independiente. El siguiente paso para entender las organizaciones es determinar las dimensiones que describen las características específicas del diseño organizacional.  Estas dimensiones describen a las organizaciones de la misma manera en que la personalidad y características  físicas describen a una persona.

Las trece dimensiones contextuales  y estructurales señaladas anteriormente son interdependientes.  Por Ejemplo una organización de tamaño grande, con una tecnología rutinaria y un ambiente externo estable,  tienden a crear una organización que tiene una mayor formalización, especialización y centralización.  Estas dimensiones proveen las bases para la medida y análisis de las características de una organización y ellos revelan información importante en  la misma. Por ende, da paso a que por medio de un análisis atraves de sus características se evalué en qué condiciones necesita trabajar dicha organización, factores positivos y negativos a los que se les debe de dar énfasis, a la exposición de situaciones se le puedan adaptar mejores soluciones. Es así como doi por terminado mi producto final de la primera unidad, esperando la información les sirva de apoyo.